Pada bidang pekerjaan tertentu, umumnya akan ada kegiatan yang mewajibkan seseorang melakukan perjalanan bisnis. Bagi seorang pekerja, pastinya hal tersebut mau tidak mau harus dilakukannya. Umumnya perjalanan bisnis dilakukan saat hendak bertemu investor, pemasok, client, dan berbagai pihak lainnya tergantung pada jenis bisnis yang dijalankan.
Umumnya, dilakukannya perjalanan bisnis tersebut bisa menghabiskan kurang lebih 30 persen dari anggaran untuk perusahaan. Sehingga, dengan begitu perusahaan membutuhkan cara bagaimana supaya bisa menghemat biaya perjalanan bisnis perusahaan itu sendiri.
Berikut dibawah ini akan diuraikan pengertian, macam macam, dan hal hal yang harus disiapkan untuk melakukan perjalanan bisnis, serta cara menghemat biayanya :
Pengertian perjalanan bisnis
Perjalanan bisnis adalah suatu pekerjaan yang mewajibkan seseorang pergi ke tempat kerja yang berbeda yang telah ditentukan oleh perusahaan. Dilakukannya perjalanan bisnis tersebut berkaitan dengan tugas pekerjaan dalam jangka waktu tertentu sesuai dengan yang telah ditentukan.
Jenis perjalanan bisnis
a. Berdasarkan wilayah tujuannya, perjalanan bisnis dibedakan menjadi :
- Perjalanan bisnis dalam negeri
- Perjalanan bisnis luar negeri
b. Berdasarkan transportasi yang digunakan, perjalanan bisnis dibedakan menjadi :
- Perjalanan bisnis melalui jalur darat
- Perjalanan bisnis melalui jalur laut
- Perjalanan bisnis melalui jalur udara
c. Berdasarkan tujuannya, perjalanan bisnis dibedakan menjadi :
- Perjalanan bisnis untuk melaksanakan rakernas
- Perjalanan bisnis untuk mengikuti seminar nasional
- Perjalanan bisnis untuk melakukan kunjungan kerja
- Perjalanan bisnis pendidikan dan pelatihan
- Perjalanan bisnis untuk mengikuti pelantikan
- Perjalanan bisnis untuk pengadaan kerjasama
- Perjalanan bisnis untuk melakukan kegiatan sosial
- Perjalanan bisnis untuk mengikuti acara tender
- Perjalanan bisnis untuk mengikuti acara seremonial
- Perjalanan bisnis untuk memonitoring dan mengevaluasi
Hal-hal yang harus disiapkan untuk melakukan perjalanan bisnis
a. Transportasi
Hal pertama yang harus disiapkan sebelum melakukan perjalanan bisnis tentunya transportasi. Transportasi yang bisa dipilih meliputi transportasi darat, laut, maupun udara.
b. Akomodasi
Akomodasi adalah segala sesuatu yang telah disediakan perusahaan untuk memenuhi kebutuhan karyawan selama melakukan perjalanan bisnis. Akomodasi tersebut meliputi penginapan, sarana transportasi selama melakukan perjalanan bisnis, serta berbagai fasilitas lain penunjang perjalanan bisnis.
c. Biaya
Sebaiknya sebelum dilakukannya perjalanan bisnis tersebut, dirinci terlebih dahulu semua jumlah biaya yang diperlukan perusahaan untuk kepentingan perjalanan bisnis tersebut.
Adapun beberapa biaya yang perlu dirinci adalah sebagai berikut biaya transportasi, biaya akomodasi, biaya acara kegiatan, biaya lunsum, uang saku karyawan, dan biaya lain lain.
d. Dokumen
Perusahaan juga harus menyiapkan segala dokumen yang diperlukan selama melakukan perjalanan bisnis. Dokumen tersebut bisa menjadi salah satu bukti atau data keterangan yang sewaktu waktu dibutuhkan karyawan.
Dokumen perjalanan bisnis dibedakan menjadi :
- Dokumen Internal yang meliputi surat tugas, surat perintah perjalanan dinas, jadwal perjalanan, petunjuk akomodasi, daftar nama atau telepon yang hendak dihubungi.
- Dokumen Eksternal meliputi Kartu Tanda Penduduk (KTP), passport (khusus untuk ke luar negeri), Visa (khusus untuk ke luar negeri), Kartu Sehat (khusus untuk ke luar negeri), asuransi, serta berbagai dokumen eksternal lainnya.
Cara menghemat biaya perjalanan bisnis
Melakukan kerjasama dengan pihak lain untuk mengurus masalah keperluan perjalanan bisnis perusahaan merupakan salah satu cara menghemat biaya perjalanan bisnis.
