Kolaborasi merupakan hal yang wajib kita lakukan di masa sekarang. Dan dengan adanya pandemi covid-19, kolaborasi secara virtual menjadi hal yang lumrah. Berikut dua tool yang bisa kita manfaatkan untuk berkolaborasi online.
profit.co
OKR (Objective Key and Result) adalah sebuah sistem pengukuran kinerja yang berorientasi pada hasil yang dilakukan oleh entitas di dalam organisasi. Entitas bisa dari karyawan, tim, maupun organisasi itu sendiri. Pada akhirnya, dengan menggunakan OKR, dapat mencapai KPI yang dicanangkan oleh organisasi.
Unsur dasar dari OKR adalah Siapa mengerjakan apa.... dan Sejauh mana sudah dikerjakan....
Dari dua unsur tersebut, di dalam organisasi, kita akan mengetahui siapa mengerjakan apa dan sejauh mana pekerjaan itu telah dikerjakan. Sehingga kita dapat memonitor sejauh mana karyawan atau tim bekerja. Dan dengan monitor yang jelas ini pula, kita akan dapat melihat di bagian mana terjadi bottleneck.
Contoh sederhana, si Budi bertugas mendesain logo baru dalam 30 hari. Maka, di dalam profit.co dapat terlihat di hari ke 15 sejauh mana dan berapa persen ia telah membuatnya. Si Ani harus menjual 10 produk dalam 30 hari. Di hari ke 20 berapa produk yang sudah ia jual? Dan seterusnya. Si Tuti harus membuat 20 artikel dalam 20 hari. Tetapi di hari 19 ia baru membuat 10 artikel. Sinyal bahaya nih, maka anggota tim yang lain bisa membantunya.
Dengan demikian, siapa telah mengerjakan apa dalam waktu tertentu, kita dapat melihat kontribusi dan kemampuan masing-masing. Dan kita dapat melihat masalah berada di sisi mana dan mengapa ia tidak dapat mencapai target.
Out of topic, di dalam Totoya Production System kita mengenal Kanban. Yaitu, visualiasi menggunakan papan, kolom, dan kartu untuk memonitor dan mengendalikan sistem produksi. Di dalam kanban, kita bisa mengendalikan aliran produksi dan menginformasikan sejauh mana proses dilakukan. Di dalam Kanban, kita mengenal Andon yaitu alarm bahwa terdapat salah satu bagian proses yang sedang mengalami masalah. Agar masalah ini tidak meluas dan mengganggu proses setelahnya, maka anggota tim yang lain, ketika melihat Andon ini, maka akan membantunya.
Kembali ke OKR, jika terlihat terdapat bottleneck di salah satu sisi baik karyawan atau tim, maka anggota tim yang lain dapat membantu agar objective bisa segera tercapai dan tidak mengganggu proses yang lain.
Terdapat banyak tool dan software OKR, salah satunya profit.co. Sebagai software OKR, tentu fokusnya adalah mendukung tranformasi bisnis ke dalam objective yang terukur dengan metrik. Di dalam profit.co, karyawan dan tim dapat meng-costumize terkait siapa mengerjakan apa dan objective-nya apa. Dimana objective ini terukur jelas dalam metrik. Dan sebagai OKR tool pula, profit.co terintegrasi dengan software lain yang mendukung proses di dalam organisasi.
Dengan task management yang dituangkan dalam profit.co dapat berjalan dengan lancar, maka pada akhirnya KPI organisasi atau perusahaan dapat tercapai pula.
notion.so
Productivity tool yang lain adalah notion.so, sebuah tool yang merupakan arena kita berkolaborasi dengan antar entitas atau tim. Sebagai collaborative workspace, kita dapat memonitor aliran proses, task, dan project.
Ketika kita memutuskan untuk berkolaborasi dengan anggota tim yang lain, dan kita memanfaatkan notion, maka aliran proses, informasi, tugas, objective, dan hal-hal yang dibutuhkan dalam tim dapat dituangkan di sana.
Layaknya kita bertemu offline di collaborative space sambil ngopi, dimana di sana kita berbagi tugas dan membicarakan apa yang akan dilakukan selanjutnya setelah ini dan itu. Di notion kita pun melakukan hal yang serupa.
Dengan aliran proses layaknya kanban, kita bisa saling menginformasi terkait sejauh mana pekerjaan telah dilakukan.
Perbedaan profit.co dan notion.so
Kedua productivity dan management tool di atas memiliki kesamaan yaitu terkait kolaborasi. Dan dengan kolaborasi pula, kita bisa saling menginformasi sejauh mana pekerjaan telah dikerjakan. Dan kedua tool tersebut meski sama-sama mengusung format kanban, keduanya juga bisa di-costumize sesuai kebutuhan tim dan organisasi.
lalu perbedaannya dimana? Sebenarnya tidak jauh berbeda. Hanya saja, profit.co merupakan tool OKR yang berdasarkan pada objective dan key yang dikerjakan. Sehingga secara metrik lebih kuat daripada notion. Sedangkan untuk notion merupakan arena kita menyatukan visi dan dibekali dengan tool untuk saling menginformasi dengan notes, ToDo's, roadmaps, dan hal-hal lainnya.
Untuk integrasi, keduanya mendukung tool dan software lain. Sebagai contoh (dan masih banyak contoh lain), profit.co dapat berintegrasi dengan Microsoft Azure, yang mana Azure memang kuat dalam cloud dan lain sebagainya. Sedangkan notion, selain juga dengan Azure, dapat berintegrasi dengan tool yang sehari-hari kita pakai semisal microsoft 365, figma, dan lain-lain.
Masih banyak yang perlu kita explore tentang dua tool di atas, semoga bisa tertulis di postingan berikutnya.
